Kumpi ompi parempi pienelle yritykselle, sähköinen vai paperinen kirjanpito?
Onkohan Tintti haukannut liian pitkän loman yhdellä kertaa, kun tuntuu aika käyvän niin pitkäksi, että blogia pukkaa joka päivälle😀? No ehkä ei sentään, mutta lomalla on enemmän aikaa niinkin harvinaiseen tekemiseen kuin ajattelemiseen, ja itsellä on nyt tuo sähköinen kirjanpito ollut vähän tapetilla, joten yritän tässä pukea ajatuksiani sanoiksi.
Usein tulee itselläkin vertailtua, kumpi ompi parempi, sähköinen vai paperinen kirjanpito, ja pitäisikö Tintinkin siirtyä nykyaikaan, mutta oikeaa vastausta siihen ei taida olla. Olen tullut siihen tulokseen, että muodikas hybridimalli sopisi ehkä parhaiten, koska oman kokemukseni mukaan sähköinen kirjanpito on hyvä isoille yrityksille, mutta aivan pienille siitä ei ole mitään hyötyä, ehkä jopa päinvastoin😀. Haluan korostaa tässä sitä, että en missään tapauksessa vastusta sähköisiä järjestelmiä, ja ottaisin aivan varmasti sähköisen järjestelmän omaankin toimistooni, jos olisin iso tilitoimistoyritys. Nykytilanteessa olen päätynyt pelkkään paperivaihtoehtoon, koska en pysty ottamaan niin isoja asiakkaita, joille sähköinen kirjanpito olisi järkevä vaihtoehto. Toiseksi, jos on monta erilaista järjestelmää, niin pitäisi olla useampi kirjanpitäjäkin niitä hallitsemaan 😅 Kolmanneksi, sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen lisää kustannuksia.
Sähköisen kirjanpidon puolesta puhuu moni asia - se on nopea, tietoturvallinen, reaaliaikainen, materiaali siirtyy kätevästi asiakkaalta kirjanpitäjälle jne., ja varsinkin nyt pandemia-aikana on ollut helppo, kun ei ole tarvinnut lähteä viemään sitä kirjekuorta, muovipussia tai missä itse kukin sen paperisen materiaalin kirjanpitäjälleen toimittaakin. Tästä pääsenkin kätevästi asiaan, joka minua ehkä eniten huolestuttaa maailman muuttuessa yhä enemmän sähköiseksi joka tasolla, eli henkilökohtaiseen palveluun ja millaista se tulevaisuudessa on. Tietenkin se koronarokotuksen yhteydessä asennettu siru voisi olla ratkaisu tähän, jos sillä voisi lukea toisen ajatukset, ja tarvittaessa teleportata itsensä tai Avatarinsa asiakkaan luo, tai asiakkaan jossakin olomuodossa kirjanpitäjän luo. Sitä odotellessa😇
Henkilökohtaisen kontaktin väheneminen on sekä hyvä että huono asia. Hyvää on tietenkin se, että taudit eivät leviä, toimiston lattia ja oven saranat eivät kulu, ei tarvitse tarjota kahvia pullasta puhumattakaan, asiakkaalta säästyy parkkimaksut ja aikaa jää johonkin muuhun (Tintin pihalle mahtuu yksi auto ilman parkkimaksua, joten tervetuloa vaan😉). Sekä asiakas että tilitoimisto säästävät😃 Yleensähän tätä säästöä myydään tyyliin "sinä saat keskittyä siihen, mitä osaat (oman palvelun tai tuotteiden myyntiin ja tekemiseen, markkinointiin ja kaikkeen muuhun) ja me hoidamme kirjanpidon".
Mutta kuinka paljon enemmän sitä aikaa oikeasti jää? Ja onko se hyvä vai huono asia? Ainakin itse olen havainnut, että puhelin ja sähköposti eivät kokonaan korvaa tapaamista, koska molemmissa viestintävälineissä on mahdollisuus tulkintavirheeseen. Toki pitää myöntää, että usein tulkitaan ihan oikeinkin, mutta... Asiakas ei ehkä osaa sanoittaa asiaa niin, että kirjanpitäjä ymmärtäisi sen oikein, tai ei huomaa kertoa kaikkia asiaan liittyviä seikkoja, tai kirjanpitäjä ymmärtää sen väärin, tässä on mahdollisuus moniin variaatioihin. Toki näin voi käydä myös henkilökohtaisessa tapaamisessa, mutta siinä yleensä on enemmän aikaa selvitellä asiaa, tai vaikka piirtää kuva siitä, mitä tarkoittaa. Ja usein sen huomaa naamastakin, jos toinen on eri aalloilla 😇.
Niin kuin jossakin aiemmassa postauksessa mainitsin, niin pieni yrittäjä ei välttämättä tarvitse hienoja raportteja ja analyysejä, koska osaa päässä laskea, paljonko tässä kuussa tulee ja menee rahaa. Ennustaminenkin on kohtuullisen helppoa ilman kristallipalloakin, ellei joku pandemia sotke kaikkea. Sitä ei kovin moni analyysiohjelmakaan tainnut osata ennustaa.
Asiakas on kuitenkin se tärkein ja on äärimmäisen tärkeää, että hän saa kirjanpitäjältä juuri sen palvelun, mitä tarvitsee, eikä maksa palvelusta, josta ei hyödy mitään. Tämä on minusta sitä, että istutaan vierekkäin ja käydään läpi, mitä tuo luku tai prosentti tuossa kohdassa tarkoittaa - mehän olemme kirjanpidon ammattilaisia, ja asiakas on oman alansa ammattilainen - opitaan toisiltamme. Tämän lisäksi tarvitaan avointa keskustelua siitä, missä ollaan nyt, mitä tavoitteita asiakkaalla on, onko tarkoitus kehittää liiketoimintaa jne. - näissä asioissa oma kirjanpitäjäsi on se henkilö, joka voi auttaa sinua joko itse, tai ohjaamalla sinut asiaasi enemmän perehtyneen asiantuntijan juttusille.
Asiakkaan ajankäytöstä ja -säästöstä
Sähköisen kirjanpidon käyttöön ottaminen vaatii jonkin verran ainakin tietoteknistä osaamista myös asiakkaalta, vaikka järjestelmät onkin pyritty tekemään mahdollisimman helppokäyttöisiksi. Asiakkaan osuus järjestelmän käytöstä riippuu tietenkin palvelusopimuksen laajuudesta - huolehtiiko tilitoimisto ihan kaikesta laskujen tekemisestä niiden maksamiseen, kaikki on mahdollista. Aina on kuitenkin joitakin tehtäviä, jotka asiakas joutuu tekemään itse. Esim. vaikka ulkoistaa laskutuksen tilitoimistolle, niin jonkun on toimitettava laskutustiedot toimistolle, ja senhän tekee asiakas itse. Paljonko siinä säästyy aikaa, että ensin naputtelee ne tiedot johonkin omaan järjestelmään ja lähettää ne tilitoimistolle, joka naputtelee ne uudelleen omaan laskutusjärjestelmään ja lähettää laskut eteenpäin? Toki monet huolehtivat edelleen itse laskutuksesta suoraan tilitoimiston järjestelmässä, mutta siinäkin vaihtoehdossa asiakas on se, joka tekee isoimman työn. Ainoastaan laskujen tulostaminen ja lähettäminen jää pois, kun ne ovat jo valmiiksi järjestelmässä, eikä siitä tule pienellä asiakkaalla juurikaan säästöjä. Onpa muuten harvinaisen vaikea sana kirjoittaa tuo asiakas, montakohan asikasta minulla on tässä tekstissä😀
Ja vielä hinnasta
Kirjanpito ei ole ilmaista, oli sitten sähköistä tai ei. Usein sähköisen kirjanpitojärjestelmän käyttöön ottaminen edellyttää, että asiakas käyttää samaa järjestelmää kuin tilitoimisto, tai se vähintäänkin helpottaa asiaa. Näissä on lukemattomia erilaisia variaatioita, enkä ole niihin kovin tarkkaan perehtynyt, mutta on minulla jonkinlainen käsitys asiasta, koska järjestelmiä on Tintillekin tarjottu.
Käytän sähköisiä järjestelmiä myös vakityössäni, joten en nyt mikään ihan utami niissä ole. Jos itse ottaisin käyttöön jonkun sähköisen järjestelmän, niin minulle tulisi siitä käyttöönotto-, koulutus-, ylläpito- ym. kustannukset, jotka joutuisin tietenkin siirtämään asiakkaalta veloitettavaan hintaan. Joissakin järjestelmissä myös asiakas joutuu maksamaan oman käyttömaksun, että saa käyttää tilitoimiston järjestelmää. Nämä hinnat eivät yleensä ole kovin suuria, mutta asiakkaalta on laskutettava myös laskujen lähettämisestä, kierrätyksestä ym. aiheutuvat kustannukset, ja vaikka ne kuulostavat tosi pieniltä, niin joka rasaus on laskutettava ja muutamasta kymmenestä sentistä kertyy hyvin nopeasti muutama kymppi kuukaudessa. Mutta erilaisia vaihtoehtoja on tosiaankin laidasta laitaan, kuin myös hintojakin. Järjestelmän käytöstä aiheutuvien kustannusten lisäksi tulee tietenkin myös se, mistä oikeasti maksetaan, eli asiakkaan taloushallinnon hoitaminen sovitussa laajuudessa.
Jos vielä mietitään paperisen kirjanpidon kustannuksia, niin esim. Tilitintillä on käytössä kirjanpito-ohjelma, joka on maksettu vuonna jotakin, ja nyt siitä menee pelkät ylläpitokustannukset. Myös siinä on mahdollisuuksia jonkinasteiseen sähköistämiseen, mutta niin kuin edellä kerroin, niin kaikki järjestelmämuutokset maksavat sekä tilitoimistolle että asiakkaalle, joten olen toistaiseksi kokenut, että pysytään jääräpäisesti enimmäkseen vanhanaikaisessa systeemissä, koska tällekin palvelulle on tarvetta.
Sen verran olen kuitenkin nyt joulun aikaan antanut periksi, että Tilitintti ottaa käyttöön eTaskun - se on edullinen ja helppokäyttöinen ohjelma, johon asiakas tallentaa kuitit kuvaamalla ne puhelimella, ja Tintti pystyy tekemään tiliöinnit suoraan siellä ja siirtää tiliöidyt tositteet suoraan omaan kirjanpito-ohjelmaan. Ohjelmaan pystyy myös halutessaan tallentamaan muitakin dokumentteja, kuten takuutodistuksia, sopimuksia ja tiliotteet. ETaskuun tallennetut kuitit ja dokumentit säilyvät siellä 6 vuotta, vaikka asiakas lopettaisikin ohjelman käytön.
eTaskuun voit tutustua tarkemmin https://www.etasku.fi/
Lopuksi
Sellainen usein unohdettu asia vielä ennen kuin lopetan, ja sehän on arkistointi. Jos sattuu käymään niin huonosti, että tulee vaikkapa tilitoimiston vaihto eteen kesken kaiken, niin on huomioitava, että kaikki kirjanpitomateriaali on saatu itselle, koska lopullinen vastuu säilytyksestä on yrityksellä. Siis sähköisetkin tositteet on säilytettävä 6 vuotta ja tilinpäätökset 10 vuotta (toki EU-ym. poikkeukselliset säilytysajat huomioiden). Materiaalin on myös oltava siinä muodossa, että sen pystyy lukemaan muillakin menetelmillä kuin tilitoimiston järjestelmässä. Tokihan tilitoimistot tästä huolehtivatkin, mutta konekaan ei ole erehtymätön niin kauan kuin ihminen käyttää sitä, ja joutuu tekemään ohjelmiin erinäisiä määrityksiä 👱 Ja tosiaan vielä muistutus, että eTaskussa kuitit säilyvät sen 6 vuotta riippumatta siitä, onko asiakas lopettanut toimintansa tai vaihtanut toimistoa. Kiitos jos jaksoit lukea tänne asti, vaikka vähän tylsiä kohtia ohittaen, tämä on näköjään minun tähän asti pisin postaus. Kiitos tästä vuodesta ja ihanaa uutta vuotta 2022!
Kommentit
Lähetä kommentti