Tilinpäätöskiireitä

Vuodenvaihteen kiireet ja muut haasteet

Tilinpäätösaika on kirjanpitäjien kiireisintä aikaa. Ei siinä sinänsä mitään, kun siihen on tottunut, mutta vuosi vuodelta siihenkin tuntuu kasaantuvan aina entistä enemmän uutta tekemistä. Eri viranomaiset vaativat uusia raportteja, ja ne pitää olla viimeistään 31.1., mutta useat jo aikaisemmin. En varsinaisesti valita, itsehän olen ammattini valinnut ja kaikesta ikävämmästäkin työstä huolimatta rakastan työtäni. 

Varsinaisella työpaikallani otettiin käyttöön uusi maksuliikenneohjelma heti vuodenvaihteen jälkeen, ja vaikka itse käyttöönotto onnistui ihan hyvin, niin muuten on ollut monenlaisia haasteita. Monella on varmaan samoja kokemuksia - uusi ohjelma tuntuu ainakin aluksi huomattavasti vaikeammalta kuin se vanha tuttu ja niin kävi tässäkin. Uusi ohjelma on päivitetty versio entisestä, mutta valitettavasti joitakin hyviä toimintoja on jätetty kokonaan pois, ja se vaikeuttaa työtä. 

Tämän ohjelman myötä yritämme pikkuhiljaa päästä eroon paperista, mutta on se vaikeaa. Minä itse olen niin tottunut tulostamaan asiakirjan ja katsomaan siitä, mitä tarvitsen - näytöltä se ei ole lähellekään sama asia, vaikka kahdelta näytöltä sekin sujuu helpommin kuin muutama vuosi sitten. Tästä pääsenkin seuraavaan aiheeseen eli uuteen näyttöön. 

Uusi näyttö

Koska töissä käytän kahta näyttöä, niin tuli sitten mieleeni, että miksi minulla ei ole kahta näyttöä myös kotitoimistossa ja aloin selvitellä asiaa. 👀. Minulla on kotitoimistossa HP:n All in One-tietokone, joka on äärimmäisen kätevä silloin, kun konetta ei tarvitse liikutella. Minulla oli ollut sellainen käsitys, että niihin ei voisi yhdistää toista näyttöä, mutta en ollut ehtinyt perehtyä asiaan tarkemmin, joten nyt oli korkea aika. 

Kuva lainattu netistä. 

Aina välillä joku ihmettelee, että miksi pöytäkone, kun voisi ostaa läppärin ja näytön siihen, mutta täällä koti-officessa olen kokenut jotenkin helpommaksi pöytäkoneen, vaikka siinäkin toki on omat ongelmansa. Iso ongelma on se, että kaikki johdot ovat koneen takana, joten aina, kun siihen liittää uuden laitteen joutuu kääntämään ja vääntämään konetta saadakseen johdon paikoilleen. Onneksi niitä ei kuitenkaan kovin usein tule hankittua, niin olen pärjännyt. Olen kuitenkin miettinyt, että seuraava kone varmaan tulee olemaan kannettava. 

Ensin minun piti kuitenkin selvittää, pystyykö tuollaiseen koneeseen liittämään toisen näytön. Tutkin siis koneen asetuksia ja päättelin, että pitäisi onnistua. Sitten huomasin, että minullahan on työpaikan näyttö, jota käytän etätöissä ollessani ja päätin kokeilla, pystyykö sen liittämään minun koneeseen. Ja avot, sehän onnistui 😃. Niinpä aloin selailla internetistä, millaisia näyttöjä nykyään on tarjolla. 

Vaihtoehtoja tiirailtuani päätin, että kokeilen kaarevaa näyttöä. Hintahaitari niissäkin on melkoinen, mutta päädyin halvimpaan Samsung Essentials S36GD näyttöön. Tilasin sen Elisalta hintaan 119 €. Näyttö saapui aikanaan ja sain tyttäreni kaveriksi kasaus- ja asennushommiin. Ei se mitään avaruusteknologiaa ole, olen itsekin muutaman kasannut, mutta onhan se muutenkin kivempi tehdä yhdessä jonkun kanssa. 

Siinä se nyt on työpöydällä. Näytössä on kyllä väritkin, sattui vaan tuo seeprakuva nyt kuvaushetkellä 😄. Kaapeleita oli monta, ja pienen pohtimisen jälkeen osattiin laittaa se, mikä kuuluikin laittaa. Tästä uudesta näytöstähän nyt seuraa tietenkin se, että minun on alettava siivoamaan toimisto ihan kunnolla. Se nimittäin vie melkoisen tilan, ja vaikka minulla on todella iso toimistopöytä, niin se on silti täynnä. Näyttöjen lisäksi minulla on kaksi tulostinta ja jäätävä määrä muuta "tarpeellista". Ja rakkaat mapit 👽.

Tilasin myös hyllyn Ikeasta, tarkoituksena on laittaa se pöydälle ja pinkki mustesuihkutulostin saa paikan hyllyn päältä. En tiedä auttaako se mitään, mutta saan kuitenkin jotakin roinaa sinne hyllyyn tulostimen alle. Ainakin se kuulostaa järkevältä. 

Kuvassa näyttää, että uusi näyttö olisi paljon isompi kuin tietokone tuolla taustalla, mutta ne ovat samankokoisia. 

Kahden näytön hyötyjä

Kahdella näytöllä pystyy työskentelemään huomattavasti tehokkaammin kuin yhdellä, sen huomaa heti, kun tottuu käyttämään niitä. Nykyään myydään myös todella leveitä näyttöjä, jolloin yhdellä näytöllä pystyy tarkastelemaan kahta asiakirjaa samanaikaisesti. En ole testannut niitä, ja nyt tuntuu, että minun tarpeisiini kaksi näyttöä on riittävän hyvä vaihtoehto. Kirjanpidossa se helpottaa ja nopeuttaa erityisesti tallentamista. Muutama esimerkki hyödyistä:

• Minulla ei ole vielä yhtään asiakasta täysin sähköisessä kirjanpidossa, mutta muutamalla on käytössä eTasku. Nyt pystyn avaamaan eTaskun toiselle näytölle ja katsomaan tositteen sieltä, ja toisella näytöllä teen kirjanpidon kirjaukset. Tämä tulee helpottamaan työtäni tosi paljon. 

• Tilinpäätösaikana joutuu tekemään paljon erilaisia erittelyjä, ja niihin löytyy pohjia, mutta niitä ei voi sellaisenaan käyttää. On helppo, kun voi avata mallin toiselle näytölle ja kopioida sieltä tarvittavat tiedot asiakirjaan, jota tekee toisella näytöllä. 
• Myös veroilmoituksien tekeminen helpottuu, kun voi katsoa tarvittavat tiedot toiselta näytöltä ja tokihan myös luonto kiittää, kun tulee vähemmän paperia. 

Vielä vähän sähköisestä kirjanpidosta

Tilitintti tekee vielä pääosin perinteistä mappikirjanpitoa, koska monet asiakkaat toivovat sitä. On myös asiakkaita, joilla ei ole osaamista tai mahdollisuutta käyttää sähköisiä järjestelmiä ja heitäkin täytyy jonkun palvella. Silloin, kun tositteita ei ole paljon, mappikirjanpito on hyvä ja edullinen vaihtoehto. Asiakkaat kokevat helpommaksi kerätä tositteet kirjekuoreen, muovitaskuun tai miten milloinkin. Jokaisen kanssa pohditaan yhdessä parasta vaihtoehtoa. Muutama asiakkaani tallentaa tositteet Google Driveen, ja minä tulostan ne sieltä. Nyt olen miettinyt, että jatkossa en ehkä tulosta, vaan tallennan ne Drivesta kirjanpito-ohjelmaan, jolloin ne säilyvät siellä kirjanpitolain vaatiman ajan. 

Muutamat lähettävät tositteet sähköpostilla, ja jotkut antavat minulle tunnukset esim. laskutusohjelmaan tai Holviin, joista pystyn joko tulostamaan tai tallentamaan tositteet. Vaihtoehtoja siis löytyy pilvin pimein. 

Minulla on mahdollisuus myös tehdä tiliöinnit suoraan eTaskussa ja siirtää tiedot sieltä kirjanpito-ohjelmaan, mutta testit eivät oikein onnistuneet. Se vaatii perehtymistä asiaan eikä siihen ole oikein ollut aikaa. Nyt sain kuitenkin eTasku-tunnukset itsellenikin, joten voin kokeilla Tintin kirjanpidon kanssa ja ehkä sitten ottaa käyttöön muutamille asiakkaillekin. Ehkä pääsiäislomalla on sopivaa aikaa. 

Monille asiakkaille sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen on haasteellista myös kustannusten kasvamisen takia. Esim. pienillä yhdistyksillä rahat ovat tiukassa, on vaikea löytää aktiivisia toimijoita yms. ja jos rahaston-/taloudenhoitajalle tulee lisätöitä tositteiden skannaamisesta niin se voi olla kynnyskysymys jatkaa tehtävässä. Järjestelmätoimittajat yleensä myös laskuttavat useammista käyttäjistä, ja monella toimijalla on oltava erikseen laskujen tarkastajat, hyväksyjät ja maksajat. 

Tekoäly myös kirjanpidossa on joka tapauksessa tulevaisuutta, haluamme tai emme. Itse en vielä ole siihen kovin paljon ehtinyt perehtyä, mutta olen kyllä vilpittömän ja uteliaan kiinnostunut. Siksi tähän loppuun söpö kuva tekoälyn tekemästä robottinallukasta - hän ehkä korvaa Tintinkin jossakin vaiheessa 😕. Kivaa viikonlopun jatkoa!

Kuva Pixabay Alexas_Fotos